Oraz polityka prywatności

Regulamin

1. Organizatorem warsztatów i wydarzeń jest Fundacja Varsztatovnia z siedzibą przy ul. Dzielnej 5 (lokal użytkowy) w Warszawie (KRS 0000740077 NIP: 1182177063) posługująca się nazwą handlową i znakiem towarowym “Varsztatovnia“, zwana dalej Organizatorem. 

2. Warunkiem uczestniczenia w warsztatach Organizatora jest wysłanie zgłoszenia, akceptacja zgłoszenia przez organizatora i uiszczenie opłaty w terminie wyznaczonym na stronie zapisów. Wydarzenia i warsztaty opisane jako „dla dorosłych” są przeznaczone jedynie dla uczestników którzy ukończyli 18 rok życia. Wydarzenia i warsztaty opisane jako „dla młodzieży” są przeznaczone dla młodzieży w wieku 13-17 lat. 

3. Ilość uczestników biorących udział w poszczególnych projektach warsztatowych jest ograniczona. Potwierdzeniem uczestnictwa jest mailowe potwierdzenie otrzymania wpłaty wysłane przez Organizatora.

4. Opłat można dokonywać przez system zapisowy dostępny na stronie internetowej Organizatora lub, jeśli nie jest to możliwe – przelewem tradycyjnym (nie dotyczy płatności ratalnej). W przypadku przelewu tradycyjnego prosimy o zatytułowanie wpłaty imieniem i nazwiskiem uczestnika oraz nazwą lub numerem grupy.

5. Organizator ma prawo do odwołania warsztatów i spotkań w przypadku niezebrania grupy – w takim przypadku Uczestnikom wystawiane są vouchery zapisowe w wysokości wpłaconej kwoty, lub – jeśli uczestnik wyrazi chęć zwrotu w przeciągu 3 miesięcy od wystawienia vouchera – zwracane są kwoty wpisowe. Jeśli uczestnik wykorzysta taki voucher do zapisu na zajęcia, aplikują się warunki zwrotu jak przy zwykłym zapisie, ze zwrotem kwoty na voucher.

6. Po dokonaniu zapisu na zajęcia Organizator może dokonać zwrotu częściowego, jeśli Uczestnik poinformuje go o nieobecności na wybranych spotkaniach przed rozpoczęciem kursu (przed pierwszymi zajęciami grupy). W przypadku cyklów warsztatów złożonych z dwunastu trzynastu lub więcej zajęć możliwe jest uzyskanie zwrotu za maksymalnie dwie planowane nieobecności, zaś w przypadku cyklów krótszych niż 12 zajęć – maksymalnie za jedną nieobecność.

7. W przypadku nieplanowanej nieobecności uczestnika na wybranych zajęciach po rozpoczęciu kursu Organizator może zaproponować odrabianie zajęć w grupie równoległej jeżeli ma taką możliwość i w grupie równoległej są dostępne miejsca. Maksymalna liczba zajeć które można odrobić w innej grupie to 2 zajęcia w przypadku kursów złożonych z 12 i więcej zajęć i 1 zajęcia w przypadku kursów złożonych z od 6 do 11 zajęć. Chęć odrobienia zajęć w równoległej grupie należy zgłosić do tygodnia od nieplanowanej nieobecności, jednak zgłoszenie chęci odrabiania nie zobowiązuje Organizatora do umożliwienia opcji odrabiania zajęć w innej grupie.

8. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z udziału w cyklach zajęciowych złożonych z 12 i więcej zajęć do 5 dni kalendarzowych od rozpoczęcia zajęć przez grupę (włącznie z piątym dniem) uczestnikowi przysługuje zwrot (i zwolnienie z rat w przypadku płatności ratalnej) pełnej wpłaconej kwoty – wysłany przez Organizatora przelewem zwrotnym. W przypadku rezygnacji do 13 dni od pierwszych zajęć (włącznie z trzynastym dniem) – przysługuje zwrot 2/3 (lub zwolnienie z II i III raty) pełnej należności za kurs (czyli sumy rat, lub pełnej ceny), a w przypadku rezygnacji do 20 dni od pierwszych zajęć (włącznie z dwudziestym dniem) – przysługuje zwrot 1/3 tej kwoty (lub zwolnienie z trzeciej raty). W przypadku rezygnacji po upływie 20 dni – kwoty nie są zwrotne. Opłaty za rozszerzenia warsztatów (takie jak studyjna sesja nagraniowa dokupiona w pakiecie do zajęć) nie są zwrotne.

9. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z udziału w cyklach zajęciowych złożonych z od 6 do 11 zajęć cotygodniowych uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej kwoty do 2 dni kalendarzowych od rozpoczęcia zajęć przez grupę (chyba że termin zwrotu podany na stronie zapisowej stanowi inaczej). Po tym terminie kwoty nie są zwrotne. 

10. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z udziału w cyklach zajęciowych złożonych z od 6 do 11 zajęć odbywających się 2 lub więcej razy w tygodniu uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej kwoty do 2 dni kalendarzowych od rozpoczęcia zajęć przez grupę (chyba że termin zwrotu podany na stronie zapisowej stanowi inaczej). Po tym terminie kwoty nie są zwrotne.

11. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z udziału w cyklach zajęciowych złożonych z od 3 do 5 zajęć uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej kwoty przy zgłoszeniu rezygnacji przed terminem rozpoczęcia pierwszych zajęć w kursie lub zwrot 75% kwoty przy zgłoszeniu rezygnacji do 2 dni od dnia pierwszych zajęć (chyba że termin zwrotu podany na stronie zapisowej stanowi inaczej). Po tym terminie kwoty nie są zwrotne.

12. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z udziału w cyklach zajęciowych złożonych z od 1 do 2 zajęć uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej kwoty przy zgłoszeniu rezygnacji przed terminem rozpoczęcia pierwszych zajęć w kursie (chyba że termin zwrotu podany na stronie zapisowej stanowi inaczej). Po tym terminie kwoty nie są zwrotne.

13. W przypadku zgłoszenia rezygnacji z warsztatów wyjazdowych z zakwaterowaniem (takich jak np. „Projekt Eskapada”) obowiązuje zwrot 50% wpłaconej kwoty przy zgłoszeniu rezygnacji do 14 dni przed dniem wyjazdu. W przypadku zgłoszenia rezygnacji po tym terminie kwoty nie są zwrotne.

14. W przypadku niektórych zajęć, polityka zwrotów może być inna niż powyższa z uwagi na niestandardową liczbę zajęć, czas trwania kursu i inne czynniki. Jeśli tak się stanie, warunki zwrotów za kurs będą wyszczególnione na stronie zapisowej danego kursu. Warunki zwrotu widoczne na stronie zapisowej mają pierwszeństwo nad ogólnymi warunkami zwrotów wymienionymi w tym regulaminie. Jeśli warunki zwrotu na stronie zapisowej nie są wyszczególnione, zastosowanie mają powyższe zapisy regulaminu.

15. Rozliczenia za zajęcia stałe (zajęcia bez planowanego terminu zakończenia, nazywane również „jamami”) odbywają się automatycznie do piątego dnia każdego miesiąca (lub po wygaśnięciu okresu rezygnacji jeśli uczestnik dołączył do zajęć w środku miesiąca) poprzez obciążenie karty płatniczej uczestnika. Wysokość opłaty jest proporcjonalna do ilości zajęć planowanej na każdy miesiąc. Od każdej opłaty odlicza się zgłoszone w terminie minimum 48 godzin przed zajęciami nieobecności Uczestnika z poprzedniego miesiąca. Jeśli przy zapisie uczestnik wniósł opłatę wpisową, jest ona odejmowana od następnej płatności comiesięcznej. Opłaty za zajęcia stałe oraz zgłoszone nieobecności są bezzwrotne z wyjątkiem pierwszej opłaty wpisowej, która jest zwrotna do 5 dni od pierwszych zajęć wypadających od jej wniesienia. Jeśli na moment rezygnacji uczestnika pozostają nadpłaty za przyszłe warsztaty, uczestnik może wykorzystać je po zgłoszonej rezygnacji bez dodatkowych opłat lub wnieść o odliczenie tych opłat po ponownym zapisie do tej samej grupy.

16. Kursy online sprzedawane przez Organizatora na zasadzie usługi elektronicznej (takie jak kurs „Od Zera do Bestsellera” i inne kursy opierające się na dostępie do materiałów edukacyjnych) nie podlegają zwrotowi po dokonaniu zakupu, niezależnie od zgłoszenia rezygnacji. Brak możliwości zwrotu dotyczy jedynie kursów odbywających się na zasadzie dostępu do materiałów cyfrowych, nie obejmujących spotkań z uczestnikami w formie stacjonarnej lub online. Zasady zwrotów dotyczące warsztatów online (czyli warsztatów opartych na spotkaniach z uczestnikami za pomocą komunikatorów elektronicznych) są takie same jak zasady zwrotów dotyczące zajęć stacjonarnych i są opisane w innych punktach niniejszego regulaminu.

17. Kursy online sprzedawane przez Organizatora na zasadzie usługi elektronicznej (takie jak kurs „Od Zera do Bestsellera” i inne kursy opierające się na dostępie do materiałów edukacyjnych) są wyłączną własnością intelektualną Fundacji Varsztatovnia oraz ich współautorów i ich treść jest przeznaczona wyłącznie dla osób które zakupiły dostęp do materiałów. Powielanie i dystrybucja treści kursów oraz udostępnianie ich osobom trzecim bez zgody Organizatora jest zabronione. W przypadku rażącego złamania warunków użytkowania Organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia swoich praw w postaci rekompenstaty utraconych przychodów na drodze pozwu cywilnego i do wycofania dostępu do materiałów kursu dla użytkownika który złamał warunki użytkowania.

18. Dla niektórych zajęć jest dostępna płatnośc ratalna. Wszystkie raty są równej wysokości (widocznej na stronie zapisowej) i są pobierane automatycznie w odstępach 30 dni lub w innych terminach podanych podczas zapisu na zajęcia. Termin pobrania raty może być opóźniony z uwagi na aktualizacje systemu i prace modernizacyjne. W przypadku braku możliwości pobrania raty system ponowi próbę kilkukronie po upływie kilku dni – jeśli wciąż nie będzie to możliwe, uczestnik zobowiązany jest uiścić ratę przelewem ręcznym na podane przez Organizatora dane. Zakup ratalny jest równoznaczny ze zgodą na automatyczne pobranie rat w ilości i wysokości widocznej na stronie zapisowej, oraz rachunku.

19. Jako rezygnację z zajęć rozumie się wypełnienie formularza rezygnacji dostępnego na stronie varsztatovnia.pl/warsztaty/rezygnacja/ i przesłanie skanu lub zdjęcia wypełnionego formularza drogą mailową na adres [email protected] (nie dotyczy zajęć w formie „jam” w przypadku których do rezygnacji wystarczy mail z informacją). Zaprzestanie uczestnictwa w zajęciach bez poinforomowania Organizatora nie jest jednoznaczne z rezygnacją.

20. W przypadku zakupu vouchera zapisowego przysługują zasady rezygnacji jak w przypadku zapisu na zajęcia, na które zapisuje się posiadacz vouchera – zwrot kwoty w przypadku rezygnacji z zajęć następuje jako zwrot na voucher zapisowy. Zwrot kwoty w gotówce jest dostępny do 14 dni od zakupu vouchera. W przypadku zamiany zapisu na voucher za zgodą uczestnika zwrot kwoty w przypadku rezygnacji z zajęć następuje jako zwrot na voucher zapisowy, a zwrot kwoty w gotówce jest dostępny do momentu wygaśnięcia okresu rezygnacji oryginalnego zapisu.

21. Możliwe jest naliczenie zniżki podczas zapisu na zajęcia, jeśli system zapisowy przewiduje opcję zniżki na daną transakcję. Zniżka może być naliczona w przypadku zapisu grupowego i/lub w przypadku zapisu osoby, która uczęszczała już na zajęcia Organizatora. Możliwość otrzymania zniżki oraz jej wysokość zależy od ustaleń Organizatora i w przypadku dostępności jest zawsze widoczna na stronie zapisowej. Zniżki te możliwe są do naliczenia tylko przed dokonaniem opłaty.

22. Jeśli uczestnik trwających zajęć poleci zajęcia w Varsztatovni dowolnej osobie, która zapisze się na dowolne płatne zajęcia o koszcie ponad 300zł, przysługuje mu jednorazowa zniżka 40zł. By zniżka została przyznana polecający musi być opłaconym uczestnikiem zajęć, które nie zostały jeszcze zakończone, oraz osoba, która zapisała się z polecenia nie może skorzystać ze zniżki grupowej, ani otrzymać zwrotu kwoty. Polecenie musi być zgłoszone przed rozpoczęciem zajęć osoby zaproszonej. Zniżka jest przyznawana po upływie okresu rezygnacji osoby zaproszonej (patrz pkt. 7 Regulaminu). Celem weryfikacji należy podać imię i nazwisko osoby zaproszonej – Organizator zastrzega sobie prawo do kontaktu z osobą zaproszoną celem potwierdzenia.

23. Organizator ma prawo do wprowadzania zmian w datach zajęć, miejsca zajęć i osoby prowadzącej, pod warunkiem, że zostaną one zorganizowane na terenie tej samej miejscowości, zachowana zostanie minimalna liczba zajęć w kursie i czas trwania kursu, oraz zrealizowana zostanie zakładana podstawa programowa zajęć. 

24. Faktury za udział w warsztatach są wystawiane na życzenie Uczestnika. Osoby zainteresowane proszone są o przekazanie danych niezbędnych do wystawienia faktury na adres mailowy [email protected], lub załączenie tych danych w formularzu zapisowym (pole Komentarz).

25. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieszczęśliwe wypadki podczas warsztatów, ich następstwa oraz utratę mienia podczas warsztatów. Uczestnik jest odpowiedzialny za swoją własność przez cały czas trwania warsztatów.

26. Zgłoszenie udziału w warsztatach jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i polityki prywatności oraz z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celach informacyjnych i opcjonalnie marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 Sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych Dz. U. Nr 101 poz. 926, zgodnie z polityką prywatności Organizatora znajdującą się poniżej.

27. W celu wystosowania zapytań, próśb i w innych sprawach można kontaktować się z Organizatorem mailowo: [email protected] lub telefonicznie: +48 780 122 376

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Varsztatovnia z siedzibą przy ul. Dzielnej 5 w Warszawie, KRS 0000740077, NIP 1182177063, dalej „Fundacja” lub „my”.

W sprawach dotyczących danych osobowych i wykonywania swoich praw możesz kontaktować się z nami pod adresem [email protected], telefonicznie pod numerem +48 780 122 376 lub pisemnie na adres siedziby.

Polityka wyjaśnia zasady przetwarzania danych osób odwiedzających naszą stronę, kontaktujących się z nami, zapisujących się na warsztaty i wydarzenia, korzystających z kursów online, voucherów, zniżek i newslettera, a także uczestników oraz ich opiekunów. Stosujemy rozporządzenie (UE) 2016/679 („RODO”), polskie przepisy o ochronie danych osobowych oraz Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Jakie dane i skąd otrzymujemy

Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie przez formularze zapisowe i kontaktowe, pocztę elektroniczną, telefon oraz podczas realizacji usług. W zależności od sprawy są to: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wiek, miejscowość zamieszkania, informacje o wybranych zajęciach, uczestnictwie, płatnościach, rezygnacjach i reklamacjach, dane do faktury, treść korespondencji oraz udzielone i wycofane zgody. Dane o wieku wykorzystujemy w zakresie potrzebnym do doboru grupy i ustalenia zasad udziału osoby małoletniej.

Przy zapisie przez opiekuna, organizatora grupy lub inną osobę możemy otrzymać od niej Twoje dane identyfikacyjne, kontaktowe i informacje potrzebne do udziału w zajęciach. Przy weryfikacji polecenia otrzymujemy od osoby polecającej dane pozwalające ustalić osobę poleconą i potwierdzić polecenie. Od operatorów płatności otrzymujemy informacje potrzebne do rozliczenia transakcji.

Gdy nie otrzymujemy danych bezpośrednio od Ciebie, przekazujemy Ci informację o ich źródle, kategoriach i zasadach przetwarzania w terminach z art. 14 RODO: co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca, a przy wcześniejszym kontakcie - najpóźniej podczas pierwszej komunikacji; przy wcześniejszym ujawnieniu innemu odbiorcy - najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu. Nie powtarzamy informacji, które już posiadasz, w zakresie dozwolonym przez RODO.

Podczas korzystania ze strony przetwarzane mogą być także adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie, odwiedzonych stronach, źródle wejścia oraz zdarzeniach technicznych. Dane te mogą pozwalać na pośrednią identyfikację i nie są automatycznie anonimowe tylko dlatego, że nie zawierają nazwiska. Szczegóły cookies opisujemy w pkt 11.

Wizerunek, głos i nagrania przetwarzamy na zasadach pkt 8-9. Informacje o niepełnosprawności na potrzeby zniżek podlegają odrębnym zasadom pkt 10.

3. Cele i podstawy prawne

Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, obsługi uczestnictwa, dostępu do kursu, voucherów, płatności, zmian organizacyjnych, rezygnacji i reklamacji przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli jesteś stroną umowy. Obejmuje to także działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem i kontakt dotyczący realizacji usługi.

Uczestnicy niebędący stroną umowy i opiekunowie. Jeżeli umowę zawiera inna osoba, dane uczestnika lub osoby kontaktowej przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest zorganizowanie zamówionych zajęć, zapewnienie komunikacji i bezpieczeństwa uczestników. Uwzględniamy przy tym prawa uczestników, szczególnie dzieci. Dane opiekuna będącego stroną umowy przetwarzamy w zakresie tej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia i obowiązki prawne. Dane wymagane do prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, wystawiania dokumentów sprzedaży oraz realizacji innych konkretnych obowiązków ustawowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności w związku z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi. Odrębne obowiązki ochrony małoletnich realizujemy w zakresie wynikającym z właściwych przepisów.

Kontakt i polecenia. Na ogólne zapytania odpowiadamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO - naszym interesem jest obsługa korespondencji. Zapytania prowadzące na Twoje żądanie do zawarcia umowy obsługujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Weryfikacja poleceń służąca przyznaniu zniżki opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interesie w prawidłowym rozliczeniu programu i zapobieganiu nadużyciom; nie oznacza zapisania osoby poleconej do newslettera.

Newsletter i marketing e-mail. Korzystamy z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twojej dobrowolnej zgody. Wysyłka informacji handlowych wymaga ponadto uprzedniej zgody zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Zasady opisujemy w pkt 7.

Wizerunek. Przetwarzanie organizowane przez Fundację w tych celach opieramy na odrębnej zgodzie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, na zasadach pkt 8-9. Zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku uwzględnia również art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Analityka i reklama internetowa: W zakresie danych osobowych związanych z opcjonalnymi narzędziami analitycznymi i reklamowymi korzystamy z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zapis lub odczyt informacji na urządzeniu wymaga zgody zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, z wyjątkiem operacji ściśle niezbędnych do transmisji lub świadczenia usługi, której żądasz.

Bezpieczeństwo, roszczenia i compliance: Niezbędne logi bezpieczeństwa, wykrywanie błędów i nadużyć oraz dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym interesem jest ochrona usług i praw Fundacji oraz bezpieczeństwa danych ich klientów. Obowiązki odpowiedzi na żądania wynikające z RODO i wykazania wykonania tych obowiązków realizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane o zgodach przechowujemy w niezbędnym zakresie do wykazania ich udzielenia i wycofania; nie uprawnia to do dalszego marketingu po cofnięciu zgody.

4. Czy musisz podawać dane?

Podanie danych niezbędnych do zawarcia lub wykonania umowy jest warunkiem realizacji odpowiedniej usługi; bez nich możemy nie być w stanie przyjąć zapisu, udostępnić kursu, skontaktować się w sprawie zajęć lub rozliczyć płatności. Dane wymagane przepisami, np. do prawidłowego wystawienia faktury, podaje się w zakresie wynikającym z tych przepisów. Przy zbieraniu danych wskazujemy, które pola są obowiązkowe oraz do czego służą.

Podanie danych dodatkowych i zgody na newsletter oraz opcjonalne cookies są dobrowolne. Odmowa lub wycofanie tych zgód nie powoduje rezygnacji z warsztatów, utraty miejsca ani zmiany warunków opłaconej usługi. Brak danych koniecznych do oceny uprawnienia do konkretnej zniżki może uniemożliwić jej przyznanie.

Zapoznanie się z polityką prywatności nie jest zgodą na wszystkie opisane w niej operacje. Przetwarzanie niezbędne do umowy lub wymagane prawem nie wymaga dodatkowej „ogólnej zgody na przetwarzanie danych”.

5. Jak długo przechowujemy dane?

Dane przechowujemy odrębnie dla poszczególnych celów:

Dane związane z realizacją umowy - przez czas jej wykonywania i rozliczenia; później w zakresie i przez okres potrzebny do obowiązków prawnych lub roszczeń. Dane konta i dostępu do materiałów - przez okres zapewniania dostępu wynikający z umowy, a po jego zakończeniu według tych samych zasad.

Dokumentacja księgowa i podatkowa - przez okresy wynikające z właściwych przepisów. Dla ksiąg rachunkowych i wielu dowodów księgowych jest to co do zasady 5 lat, z uwzględnieniem sposobu liczenia i wyjątków z art. 74 ustawy o rachunkowości. Dokumenty podatkowe przechowujemy do upływu właściwego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia może wydłużyć ten okres.

Roszczenia - do upływu terminu przedawnienia właściwego dla danego roszczenia, ustalonego według Kodeksu cywilnego i przepisów szczególnych, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na jego bieg. W razie sporu przechowujemy niezbędne dane przez czas postępowania i wykonania rozstrzygnięcia. Nie stosujemy jednego maksymalnego terminu automatycznie do całej bazy.

Korespondencja - przez okres potrzebny do obsługi i zakończenia sprawy. Wiadomości oraz załączniki dokumentujące zawarcie i wykonanie umów, ustalenia z uczestnikami lub współpracownikami, rozliczenia, reklamacje albo zdarzenia mogące stanowić podstawę roszczeń zachowujemy następnie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Fundacji i zabezpieczeniu materiału dowodowego - art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres dalszego przechowywania ustalamy z uwzględnieniem rodzaju sprawy i właściwego terminu przedawnienia roszczeń, w tym zdarzeń powodujących jego zawieszenie lub przerwanie. W przypadku sporu lub postępowania zachowujemy niezbędny materiał dowodowy do jego prawomocnego lub ostatecznego zakończenia, a następnie przez okres niezbędny do wykonania rozstrzygnięcia lub spełnienia obowiązków prawnych.Korespondencję stanowiącą dokumentację objętą ustawowym obowiązkiem przechowywania zachowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami.

Newsletter - do cofnięcia zgody. Niezbędną informację o rezygnacji i dowód zgody możemy zachować do wykazania zgodności i zapobiegania ponownej niechcianej wysyłce, przez okres uzasadniony właściwymi obowiązkami lub roszczeniami.

Opublikowane zdjęcia promocyjne - bez z góry ustalonej daty końcowej, dopóki pozostają potrzebne do przedstawiania i promowania działalności Fundacji oraz objęte ważną zgodą; nie dłużej niż do jej cofnięcia lub ustania tego celu. Samo zakończenie warsztatów nie powoduje automatycznego usunięcia publikacji. Kopie robocze niewybrane do publikacji usuwamy po zakończeniu wyboru i przygotowania materiału.

Nagrania dydaktyczne pozostające pod kontrolą Fundacji - do zakończenia uzgodnionego omówienia ćwiczenia, nie dłużej niż do zakończenia danego cyklu zajęć, chyba że wcześniej cofnięto zgodę. Dłuższe wykorzystanie do kolejnego, jasno określonego celu wymaga osobnego ustalenia i odpowiedniej podstawy. 

Logi techniczne i bezpieczeństwa - do 90 dni, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu, podejrzanej i/lub nielegalnej aktywności, realizacji obowiązku prawnego lub roszczenia.

Cookies i dane analityczne - według terminów ustawionych dla poszczególnych narzędzi i podanych w wykazie, o którym mowa w pkt 11. Wycofanie zgody kończy przetwarzanie oparte na niej; sam termin wygaśnięcia cookie nie określa czasu przechowywania wszystkich danych na serwerze dostawcy.

Po zakończeniu właściwego okresu dane podlegają destrukcji lub anonimizacji. Kopie zapasowe nie służą bieżącemu korzystaniu z usuniętych danych; ich cykl nadpisywania musi odpowiadać ustalonej polityce retencji. [Do ustalenia: maksymalny cykl przechowywania kopii zapasowych.]

6. Komu przekazujemy dane i z jakich usług korzystamy

Dostęp do danych mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy, prowadzący zajęcia oraz koordynatorzy - wyłącznie w zakresie potrzebnym do ich zadań. Odbiorcami mogą być również dostawcy hostingu, obsługi informatycznej, poczty, przechowywania danych, automatyzacji, płatności, księgowości i pomocy prawnej, a także uprawnione organy, jeśli przekazania wymagają przepisy.

Korzystamy z następujących narzędzi:

• Google Ads, Meta Ads (Facebook i Instagram) oraz LinkedIn Ads - reklama internetowa.
• Google Analytics, Meta Pixel (Facebook Pixel) i Hotjar - analityka korzystania ze strony, pomiar skuteczności oraz, zależnie od narzędzia i udzielonej zgody, dopasowanie reklamy. Google Tag Manager służy zarządzaniu wdrożonymi znacznikami; zakres danych zależy od znaczników uruchomionych za jego pomocą.
• MailerLite - obsługa newslettera i wysyłek grupowych.
• Make (dawniej Integromat) - automatyzacja i integracja systemów.
• Google Workspace, w tym Google Docs i Google Sheets, oraz Dropbox - przechowywanie i organizacja danych.
• Google Meet i Google Classroom - prowadzenie zajęć i udostępnianie materiałów online.
• WordPress i WooCommerce - obsługa strony, kont i zapisów. Są to nazwy oprogramowania; sam fakt używania go nie oznacza przekazania wszystkich danych jego twórcom. Odbiorców ustala się według hostingu, aktywnych usług i wtyczek.
• YouTube, Spotify i Vimeo - osadzanie materiałów multimedialnych.

Dostawcy działający w naszym imieniu przetwarzają dane na podstawie umów lub innych instrumentów wymaganych przez art. 28 RODO. Dostawca może również działać jako odrębny administrator w zakresie własnych celów wynikających z używanej usługi. Jeżeli wspólnie ustalamy cele i sposoby określonej operacji, stosuje się zasady współadministrowania z art. 26 RODO; istotę odpowiednich uzgodnień udostępniamy osobom, których dane dotyczą. Brak dostępu Fundacji do wszystkich danych dostawcy nie wyłącza automatycznie naszej odpowiedzialności za ich zbieranie lub przekazanie.

7. Newsletter i wycofanie zgody

Zgoda na newsletter jest odrębna od zgody na wizerunek i od zapisu na wydarzenie. Możesz jej udzielić w formularzu zapisowym, wybierając odpowiednią opcję. Nie prowadzimy telemarketingu.

W każdej chwili możesz wypisać się, klikając odsyłacz w wiadomości lub pisząc na [email protected]. Rezygnacja dotyczy marketingu; nadal możemy przesyłać wiadomości administracyjne niezbędne do realizacji usług.

Zgodę na przetwarzanie możesz cofnąć w każdym czasie. Możesz wskazać, której zgody dotyczy Twoja decyzja; nie wymagamy rezygnacji ze wszystkich usług lub usunięcia całego konta.

8. Zdjęcia i promocyjne i nagrania dydaktyczne

Zdjęcia i nagrania uczestników wykorzystujemy do dokumentowania i promocji działalności Fundacji na jej stronie, Facebooku i Instagramie, w tym w ponownych publikacjach i reklamach płatnych - w zakresie dobrowolnej zgody i zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku. Odmowa publikacji wizerunku nie ogranicza udziału w warsztatach.

Relacje, w których osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, możemy publikować bez zezwolenia na wizerunek, jeżeli spełnione są warunki ustawowe i istnieje odpowiednia podstawa przetwarzania danych. Korzystanie z wykonań i wizerunku w odrębnych projektach artystycznych regulują osobne umowy oraz właściwe przepisy.

Materiały przechowujemy i publikujemy także po zakończeniu wydarzenia, dopóki pozostają potrzebne do wskazanego celu i mamy odpowiednie podstawy prawne oraz uprawnienia. Okresowo weryfikujemy tę potrzebę.

Zgodę można cofnąć, kontaktując się z Fundacją. Bez zbędnej zwłoki kończymy objęte nią wykorzystanie i usuwamy lub anonimizujemy materiały pod naszą kontrolą, chyba że istnieje niezależna, rzeczywiście mająca zastosowanie podstawa dalszego wykorzystania. Zachowanie kopii na potrzeby roszczeń nie uprawnia do dalszej promocji. Nie gwarantujemy odzyskania kopii rozpowszechnionych przez niezależne osoby, ale realizujemy wymagane prawem działania wobec odbiorców. W przypadku dzieci stosujemy dodatkowo Standardy Ochrony Małoletnich.

Fundacja nie prowadzi rutynowego nagrywania całych zajęć. W uzasadnionych sytuacjach uczestnicy wraz z prowadzącym mogą wykonać nagranie ćwiczenia, np. gry aktorskiej lub śpiewu, aby je następnie omówić i przeanalizować postępy.

Jeżeli nagranie organizuje Fundacja lub prowadzący działający w jej imieniu, przed rozpoczęciem uzyskujemy dobrowolną zgodę osób objętych nagraniem i wyjaśniamy: kto nagrywa, na jakim urządzeniu, kto uzyska dostęp, jaki jest cel i kiedy materiał zostanie usunięty. Odmowa nie wyklucza udziału w zajęciach. Dostęp ograniczamy do osób niezbędnych do uzgodnionego omówienia.

Zgoda na nagranie do celów dydaktycznych nie jest zgodą na publikację w internecie ani reklamę. Takie użycie wymaga odrębnej podstawy i zezwolenia. 

Jeżeli uczestnik samodzielnie nagrywa wyłącznie na własne potrzeby osobiste lub domowe, bez organizowania i wykorzystywania materiału przez Fundację, zastosowanie RODO ocenia się z uwzględnieniem wyjątku osobistego lub domowego. Korzystanie z własnego telefonu nie przesądza samo w sobie o tym wyjątku. Nadal obowiązują prawa innych osób do prywatności i wizerunku oraz zasady ochrony małoletnich.

9. Przetwarzanie danych wrażliwych

Zasady bezpieczeństwa, kontaktów z małoletnimi, interwencji i ochrony ich wizerunku opisują Standardy Ochrony Małoletnich w Varsztatovni. Stosujemy je łącznie z niniejszą polityką.

Dane dziecka i opiekuna wykorzystujemy w zakresie niezbędnym do organizacji udziału, kontaktu i zapewnienia bezpieczeństwa. Podstawa prawna zależy od celu i tego, kto jest stroną umowy, zgodnie z pkt 3. Zgoda opiekuna na udział w zajęciach nie jest automatycznie zgodą na wszystkie operacje dotyczące danych dziecka.

Przy promocyjnym wykorzystaniu wizerunku dziecka uzyskujemy świadomą zgodę uprawnionego opiekuna, uwzględniamy zdanie dziecka i respektujemy jego odmowę. Informacje o planowanej publikacji przedstawiamy zrozumiale dla dziecka i opiekuna. Analogiczne zasady stosujemy do opcjonalnych nagrań dydaktycznych; zgody na oba cele są rozdzielone.

Jeżeli oferujemy bezpośrednio dziecku usługę społeczeństwa informacyjnego, a przetwarzanie opiera się na zgodzie, stosujemy art. 8 RODO, w tym wymóg zgody lub aprobaty opiekuna dla dziecka poniżej 16 lat i rozsądnej weryfikacji jej udzielenia. Reguła ta nie oznacza, że każde przetwarzanie danych osoby poniżej 18 lat musi opierać się na zgodzie.

Informacja dla młodszych uczestników: 

potrzebujemy niektórych danych, aby zapisać Cię na zajęcia i skontaktować się z Tobą lub opiekunem. Możesz powiedzieć, że nie chcesz zdjęcia lub nagrania do publikacji, i nadal brać udział w warsztatach. Jeśli masz pytania o swoje dane lub zdjęcia, możesz porozmawiać z prowadzącym albo napisać do nas, także z pomocą opiekuna.

10. Przetwarzanie danych na potrzeby przyznania zniżki tytułem niepełnosprawności

Wniosek o zniżkę z tytułu niepełnosprawności obejmuje dane kontaktowe, stopień niepełnosprawności i dokument potwierdzający uprawnienie. Informacje o niepełnosprawności są danymi dotyczącymi zdrowia. Do ich weryfikacji na potrzeby dobrowolnie wybranej zniżki wymagamy wyraźnej zgody z art. 9 ust. 2 lit. a w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Prosimy o ograniczenie dokumentu do danych potrzebnych do potwierdzenia tożsamości, stopnia i aktualności uprawnienia oraz zasłonięcie danych zbędnych do przyznania zniżki, w szczególności diagnozy, symbolu przyczyny niepełnosprawności i numeru PESEL. Dane te udostępniamy wyłącznie osobom i dostawcom, dla których dostęp jest niezbędny do bezpiecznej obsługi wniosku; nie wykorzystujemy ich do reklamy ani profilowania.

Kopię dokumentu potwierdzającego uprawnienie usuwamy po zakończeniu weryfikacji i wyjaśnieniu ewentualnych braków. Minimalne potwierdzenie uprawnienia zachowujemy przez ważność przyznanego kodu oraz rozliczenie zapisów, przy których go użyto. Dalsze zachowanie danych jest dopuszczalne tylko przy odrębnej, rzeczywiście mającej zastosowanie przesłance z art. 9 RODO, np. niezbędności do konkretnego roszczenia. 

Cofnięcie zgody kończy przetwarzanie oparte na niej i uniemożliwia weryfikację nowego wniosku o zniżkę, ale samo w sobie nie powoduje anulowania udziału ani automatycznej dopłaty za prawidłowo przyznaną i wykorzystaną zniżkę. O dalszych konsekwencjach dotyczących niewykorzystanego uprawnienia informujemy indywidualnie.

Na potrzeby zniżki nie prosimy o dokumentację medyczną ani opis stanu zdrowia. Zakres tej części polityki ogranicza się do potwierdzenia uprawnienia wynikającego z niepełnosprawności.

11. Cookies, analityka i profilowanie

Cookies i podobne technologie pozwalają zapisywać informacje na urządzeniu lub je odczytywać. Wykorzystujemy narzędzia niezbędne do działania żądanej usługi oraz opcjonalne narzędzia analityczne, reklamowe i multimedialne.

Niezbędne technologie służą m.in. obsłudze sesji, koszyka, bezpieczeństwa i zapamiętaniu wyboru prywatności. Pozostałe technologie, w szczególności analityczne i reklamowe, uruchamiamy po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Odmowa opcjonalnego śledzenia nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji strony i zapisów.

W panelu ustawień prywatności możesz zaakceptować, odrzucić lub wybrać kategorie opcjonalnych technologii, a następnie zmienić decyzję. Dalsze przeglądanie strony lub samo zapoznanie się z polityką nie oznaczają zgody. Możesz też usuwać cookies i zmieniać ustawienia przeglądarki; zablokowanie cookies niezbędnych do działania strony może wiązać się z jej niedostępnością. 

Google Analytics i Hotjar pomagają analizować korzystanie ze strony; narzędzia reklamowe i Meta Pixel mogą służyć pomiarowi kampanii, tworzeniu grup odbiorców i dopasowywaniu reklam do zachowania lub zainteresowań. Takie dopasowanie może stanowić profilowanie. Należy je odróżnić od podejmowania wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

Odtwarzanie osadzonych materiałów YouTube, Spotify lub Vimeo może powodować przekazanie danych dostawcy i uruchomienie jego technologii. Gdy wymagają zgody, powinny pozostać zablokowane do jej udzielenia.

Informacje o stosowanych plikach cookies znajdują się w panelu Cookiebot na naszej stronie. W panelu możesz zaakceptować lub odrzucić opcjonalne cookies, wybrać ich kategorie oraz w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z międzynarodowych usług wymienionych w pkt 6 może wiązać się z przekazywaniem danych poza EOG, w tym z dostępem dostawcy z państw trzecich. Zakres transferu zależy od konkretnego usługodawcy, umowy, podwykonawców i konfiguracji konta. Dostawcą hostingu jest LH.pl, który deklaruje lokalizację serwerów hostingowych w Polsce, a płatności obsługuje Stripe.

Transfery do USA objęte EU–US Data Privacy Framework (DPF) opierają się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Udział w tym mechanizmie deklarują odpowiednie podmioty świadczące usługi Google, w tym YouTube, Meta, LinkedIn, Dropbox, Vimeo i Stripe.

W pozostałych przypadkach stosowane są właściwe decyzje o odpowiednim stopniu ochrony lub zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są potrzebne. Szczegóły zależne od usługi i jej konfiguracji opisują dokumenty: Make, MailerLite, Hotjar, Spotify, Cookiebot i Stripe. Make przewiduje również DPF dla transferów objętych umową z Celonis Inc.

Informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych oraz ich kopię w zakresie przewidzianym prawem możesz uzyskać pisząc na [email protected].

13. Twoje prawa

Na zasadach i w granicach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci:

• prawo dostępu do danych, uzyskania informacji o przetwarzaniu i kopii danych;
• prawo sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia niekompletnych;
• prawo usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki z art. 17 RODO; nie obejmuje ono m.in. danych nadal potrzebnych do wykonania obowiązku prawnego lub ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń;
• prawo ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
• prawo przenoszenia danych dostarczonych przez Ciebie, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy - do otrzymania ich w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania innemu administratorowi, a gdy jest to technicznie możliwe, żądania przekazania bezpośrednio;
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo sprzeciwu: jeżeli korzystamy z prawnie uzasadnionego interesu, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw ze względu na swoją szczególną sytuację. Zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy ważne, nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy lub potrzebę ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, jest bezwzględny - po jego otrzymaniu nie przetwarzamy danych w tych celach.

Żądania możesz kierować na [email protected] lub korzystając z pozostałych danych kontaktowych z pkt 1. Co do zasady na zapytania dotyczące danych osobowych odpowiadamy do miesiąca. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; poinformujemy o przedłużeniu i jego przyczynach w pierwszym miesiącu.

Realizacja praw jest zasadniczo bezpłatna. Przy uzasadnionych wątpliwościach co do tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Nie wymagamy przesłania skanu dokumentu tożsamości.

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, kontrolujemy uprawnienia dostępu i aktualizujemy zabezpieczenia. Osoby pracujące z danymi są zobowiązane do zachowania poufności. Weryfikujemy dostawców, którym powierzamy przetwarzanie.

Nie istnieje system całkowicie pozbawiony ryzyka, ale stale dążymy do rozwoju, rozbudowy i aktualizacji stosowanych w naszej infrastrukturze rozwiązań IT. W razie naruszenia oceniamy jego skutki i dokonujemy wymaganych prawem działań.

16. Zmiany polityki

Aktualną wersję Polityki Prywatności publikujemy na stronie Fundacji. Istotne zmiany dotyczące osób, których dane już przetwarzamy, komunikujemy w sposób odpowiedni do ich znaczenia. O nowym celu przetwarzania informujemy przed rozpoczęciem przetwarzania w tym celu. Zmiana polityki nie ma wpływu na zgody wyrażone przed tą zmianą. 

W razie pytań zapraszamy do kontaktu!

– Zespół Varsztatovni